第一条根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》和《安徽工程大学档案管理办法》精神，结合学校实际情况，特制定本制度。

第二条  凡持有合法证明的单位或个人，表明利用档案的目的和范围均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。

第三条  校内师生员工查阅（普发性文件除外）、借阅开放范围的档案或查阅不属于开放范围的档案，均要填写《安徽工程大学档案利用审批表》，经利用档案部门领导和归档部门领导审批后，方可查阅、借阅；校外单位或个人利用学校档案，需持有合法证明（身份证、工作证、介绍信等），经学校档案归档部门和档案部门批准后，方可利用；境外组织或个人利用档案，按照国家有关规定办理。

第四条  审计部门以外的单位查阅审计档案，填写档案利用审批表，经审计部门领导审批后，由审计部门的相关人员负责查阅。

第五条  查阅档案只能在档案馆阅览室里进行，不得携带出阅览室；查阅档案人员未经许可不得进入档案库房；阅览室内严禁吸烟，保持肃静。

第六条 借出档案一般不得超过7天，因故不能按期归还者，应向档案工作人员说明情况，并办理续借手续。在借用档案期间，借用人严禁把档案转借他人、带到公共场所或给无关人员翻阅，应确保档案内容和实体安全。凡尚未开放的档案一律不得借出，校外人员利用本馆档案一律不得借出。

第七条利用档案人员要爱护档案，要对档案的保密、安全、完整负责，不得污损、涂改、拆卷、剪载和抽换，不得在档案上划任何标记。

第八条  档案馆提供利用的重要、珍贵的档案一般不提供原件，加盖档案馆公章的档案复制件与原件具有同等效力。需要复制（复印、扫描和刻制光盘）档案的，必须由档案工作人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案馆印章后方可有效。

第九条利用涉密档案，应填写《安徽工程大学涉密档案查阅审批表》，经学校领导同意。涉密档案不得复印、摘录、扫描，原则上不得借出档案馆。

第十条档案查阅完毕，利用人员要如实填写《档案利用效果登记表》，归还时须经档案工作人员检查，核查无误后方可办理注销借用手续。如发现缺页和损坏，应及时采取措施并追究借阅者责任，按规定处理。

第十一条各类档案利用具体规定如下：

（一）党群、行政、外事

1．存档的党委会、全委会、党政联席会会议记录等材料需经党委书记批准，校长办公会会议记录等材料需经校长批准，由记录人或档案人员代查；审计处理案件材料、重要的群众来信来访及处理材料等，需经纪检部门领导批准；上级直接下发宣传统战部的统战内部文件等需经统战部门领导批准。因特殊情况需要复制或借出，按照管理权限经有关领导批准。

2．查阅外事档案，须经外事部门领导审批同意后方可查阅。

（二）教学、出版、声像

教学档案包括招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材、教学研究与教学质量评估等。

1．利用教学、出版和声像档案，需持有效证件方可阅览、摘录和复制。

2．个人查阅本人的新生录取名册、毕业生名册、学籍档案等，需持本人有效证件查阅、摘录和复制；个人委托他人查阅的，被委托人需持有效证件和委托人的有效证件复印件查询。

（三）科研项目

利用科研项目档案，须经归档部门领导或项目负责人同意后，方可查阅、借阅。

（四） 会计

1．查阅会计档案，由财务部门领导审核把关，并由财务部门兼职档案员负责查阅。

2．会计档案不得借出，如有特殊需要，经财务部门领导审批后可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

（五）实物档案

实物档案包括奖状、证书、奖杯、奖牌、奖旗、题词、印信（印章、钢印、铜印、胶印、木印）、校徽、校牌、校旗和牌匾等。

利用实物档案，需持本人的有效证件，经档案部门领导和归档部门领导审批后，方可查阅、借阅。

（六）房产证、土地证等重要档案

利用房产证、土地证等重要档案须经校领导审批后方可查阅、借阅。