安徽工程大学档案管理办法（2025年修订）
第一章总则
第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、党政管理、基本建设、外事活动、招标采购以及其他各项活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式、载体的历史记录。
第三条档案工作是学校重要的基础性工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校应加强对档案工作的领导，依法纳入学校整体发展规划之中。
第四条学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，确保完整、准确、系统和安全。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的专门机构，其业务接受安徽省教育厅、安徽省档案局和安徽省档案馆的指导、监督与检查。
第二章机构设置与职责
第五条学校档案工作由校党委统一领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划和年度工作计划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房和发展档案事业所需的设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作校领导协助学校主要领导负责档案工作。
第六条学校设立档案工作委员会。由校主要领导任主任，分管档案工作校领导任副主任，各学院党委（党总支）书记、各部门主要负责人任委员，委员会办公室设在档案馆。委员会负责组织、协调全校档案工作。
第七条学校设档案馆，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家、安徽省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）负责全校档案工作，收集并集中管理学校各类档案；
（三）负责监督、指导各单位（部门）文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，指导各单位（部门）内部档案建设与管理，参与建设项目的档案验收工作；
（四）负责开发档案信息资源，编制档案检索工具，编研档案资料；
（五）负责制订并执行学校档案工作规章制度和技术规范；
（六）负责组织实施档案信息化建设，推进档案工作现代化；
（七）负责校史研究和编纂出版校史资料，编撰学校年鉴，校史馆的日常管理；
（八）负责档案信息开放，提供档案利用和档案转递服务；
（九）负责全校专、兼职档案和校史工作人员的业务培训，开展档案宣传教育，开展档案与校史方面的学术研究与交流活动；
（十）负责做好学生档案材料归档、转递、使用、保管等工作。
第八条学校各二级单位须明确一名负责人分管档案工作，督促、检查本单位文件材料归档工作。同时配备一名或数名兼职档案员，具体承办档案的收集、整理、立卷和归档工作。兼职档案人员应保持相对稳定。
第九条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，保守秘密，具备相应的专业知识与技能，按照规定接受管理岗位培训和继续教育培训。
第三章档案管理
第十条 学校加强对档案工作的管理，明确岗位职责，强化责任意识，档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十一条学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、招投标、声像、实物、学生、人事十四大类，包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。纸质档案和电子档案实行同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限按照《安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。
第十二条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位兼职档案员按照归档要求，做好文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，按时向档案馆移交。
第十三条归档的纸质文件应是原件或正本，文件材料纸质优良、用纸规范（一般采用A4标准纸型）、书写字迹清楚（一律用黑色碳素笔书写）、签署完备；电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。
第十四条 归档时间要求：
（一）党群行政类、教学综合管理文件、科研管理性文件和其他能按年度归档的文件材料，在次年六月底前归档；
（二）教学档案中录取名册、入学登记表在学生入学年年底前一次归档；成绩表、学籍卡、毕业生登记表在学生毕业年年底前一次归档；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；
（四）财会档案，在会计年度终了后，暂由财务处保管一年，期满后在次年六月底前归档；
（五）声像档案在完成制作后三个月内归档；
（六）实物类档案应即时归档；
（七）重大活动和突发事件档案在工作结束六个月内归档。责任部门为临时机构的，在临时机构停止工作前移交归档。
第十五条档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合学校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条全校各单位和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的档案材料，必须按规定向档案馆移交，任何部门或个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。第十七条学校各项活动中形成的，或者在对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画；学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备等，应交档案馆集中管理。
第十八条档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管。
第十九条档案馆应建立健全档案安全管理制度，定期检查所存档案和资料的保管情况，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应立即向分管校领导和校党委汇报，及时处理。
第二十条档案馆应认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。
第四章档案的利用与公布
第二十一条档案馆按照国家有关规定向学校和社会公布开放档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十二条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十三条查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。利用校党委常委会、校长办公会等会议记录需学校主要领导批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密委员会批准。
第二十四条档案馆是学校出具档案证明的机构。加盖安徽工程大学档案证明专用章的档案复制件与原件具有同等效力。对于重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。
第二十五条档案馆设立专门的阅览室，编制档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，为全校师生和广大校友提供无偿、及时、准确、便捷的档案服务。
第二十六条档案馆应利用馆藏档案认真做好校史研究、编研工作。通过举办展览、陈列、网站建设等形式，积极开展档案宣传工作。
第五章档案信息化建设
第二十七条 学校将档案信息化建设纳入学校信息化发展总体规划，推进电子档案管理信息系统建设，保障档案信息化与学校信息化建设同步发展。
第二十八条 学校按照档案信息化专业技术要求，配备或建设基础设施设备、网络与软件系统、存储备份与安全保障系统，保障档案信息资源的安全保存和有效利用。
第二十九条 学校统筹办公自动化系统、业务系统完善电子文件归档功能建设，与档案管理信息系统相互衔接，落实电子文件归档制度规范。
第三十条档案馆应当加强电子档案全过程管理，采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并对接收的电子档案进行检测和规范保存，保证电子档案在归档环节和长期保存过程中的真实性、完整性、可用性和安全性。
第三十一条 档案馆统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作，建立档案数字化常态机制，有序开展传统载体重要档案数字化工作，保证数字化成果的质量与安全。
第六章条件保障
第三十二条学校档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十三条档案馆应具备专用的、符合档案管理要求的库房和设施，切实做好档案的防火、防光、防水、防尘、防盗、防霉、防虫、防有害气体“八防”工作。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。
第七章奖励与惩罚
第三十四条学校对在档案工作中作出下列贡献的单位或个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案收集、整理、保管、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要或者珍贵档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十五条有下列行为之一的，学校对主管人员和直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任：
（一）丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于学校所有的档案的；
（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；
（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；
（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（七）不按规定开放、提供利用档案的；
（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的。
第八章 附 则
第三十六条 学校干部人事档案按上级有关规定管理。
第三十七条本办法由档案馆负责解释。
第三十八条本办法自印发之日起施行，原《安徽工程大学档案管理办法》（校字〔2012〕4号）同时废止。